Zpracování dokumentů

Stránka Zpracování dokumentů ukazuje, jak si Moniary vede při automatickém vytěžování vašich nahraných dokladů – od zařazení do fronty až po úspěšné vytvoření faktury. Hodí se hlavně tehdy, když chcete zjistit, proč se konkrétní soubor nezpracoval podle očekávání.

Stavy dokumentu

• Čekající – dokument čeká ve frontě na zpracování.
• Zpracovává se – právě probíhá AI vytěžování.
• Zpracováno – data byla úspěšně vytěžena.
• Chyba – vytěžení se nezdařilo; dokument lze zpracovat znovu. Stav ukazuje krátký důvod, například které konkrétní pole nesouhlasí s dokladem (zaokrouhlení, částka k úhradě apod.) – po najetí myší se zobrazí celá zpráva.
• Zamítnuto – dokument nebyl rozpoznán jako platný daňový doklad.
• Smazáno – dokument byl odstraněn.

Jak Moniary ověřuje data

Hodnoty se zapisují přesně tak, jak jsou na dokladu – nic se nedopočítává ani nevymýšlí. Upravuje se pouze zápis (mezery, velikost písmen u IČO, DIČ, IBAN, BIC, převod měnového symbolu na ISO kód), nikdy obsah. Moniary kontroluje i vnitřní logiku dokladu – zda datum splatnosti nepředchází datu vystavení, zda součty sedí a DPH odpovídá základu, a také platební údaje: kontrolní číslice IBAN, formát BIC, modulo-11 kontrolu českého čísla účtu (včetně předčíslí) a soulad IBAN s vytištěným číslem účtu a kódem banky. Když kontrola neprojde, dokument se automaticky znovu přečte a opraví se jen ta pole, kterých se chyba týkala. Pokud se rozpor nepodaří vyřešit ani tak, faktura se přesto vytvoří, ale dostane žlutý štítek Ke kontrole – podrobněji viz Přijaté doklady.

Jaké dokumenty Moniary přijímá

Faktury, dobropisy, vrubopisy, zálohové/proforma faktury, zjednodušené daňové doklady (účtenky) a obdobné doklady. Bankovní výpisy, platební a splátkové kalendáře (např. od energetiků; DPH nesou jednotlivé daňové doklady k přijatým platbám), splátkové kalendáře úvěrů, potvrzení objednávek a upomínky Moniary nezpracovává.

Doklad o úhradě (potvrzení platby už vystavené faktury — např. „Doklad o úhradě“, „UHRAZENO FAKTUROU“, „NEPLAŤTE“) není daňový doklad a neukládá se jako daňový doklad k přijaté platbě. Když Moniary najde odpovídající fakturu podle čísla/VS, PDF přiloží k ní jako přílohu a zapíše z dokladu částku platby: při plné úhradě Úhrada Zaplaceno, při částečné jen uhrazenou částku (Úhrada Částečně). Stav faktury na Zaplaceno nemění. Datum platby faktury převezme z data platby vytištěného na dokladu (rozhodné pro výdaj v daňové evidenci i pro kurzový rozdíl); jen když datum chybí, použije den zpracování. Když částka na dokladu chybí, jen přiloží soubor – doklad o úhradě je podpůrný důkaz platby, vlastním účetním dokladem úhrady je bankovní výpis nebo pokladní doklad, a plnou úhradu si Moniary nedomýšlí. Další potvrzení ke stejné faktuře se jen připojí — nevzniká druhý řádek s DPH. Příloha se zobrazí pod názvem z nadpisu dokladu (např. „Doklad o úhradě“); původní název souboru z e-mailu nebo nahrání se zachová. Ve zpracování se doklad zobrazí jako Zamítnuto s důvodem, že byl přiložen, a odkazem na tu fakturu. Pokud odpovídající faktura není, zůstane důvod „Dokument není daňový doklad“.

Způsob vytěžení

• ISDOC – strukturovaná data se čtou přímo z XML, rychle a velmi přesně.
• LLM – AI OCR, které přečte obsah PDF nebo obrázku.

Automatické návrhy

Při zpracování Moniary po vytěžení určí u každé položky zboží, službu, nebo nejasné (levný model, mimo hlavní prompt). Druh plnění na dokladu je jen součet těch položek. Navrhne také členění DPH, pokud je připojená Pohoda nebo ABRA Flexi a číselník je synchronizovaný. Jde jen o pole pro export — přiznání / KH / SH v Moniary členění ignorují a berou režim DPH a druh na položkách. Návrh se omezí na kódy, které patří k režimu DPH dokladu (standardní / prázdný režim = tuzemsko), plus „nezahrnovat do přiznání“. U tuzemského přenesení daňové povinnosti (§92a) vždy navrhne i kód předmětu plnění z položek dokladu podle zákonného číselníku (včetně přílohy č. 5) – pole se zobrazí na detailu a u Fakturoidu se exportuje. Ruční výběr se nikdy nepřepíše. Návrh je orientační a zpracování nezastaví. U účtenek a už zaplacených dokladů bez vytištěné splatnosti se datum splatnosti uloží jako datum vystavení; u nezaplacené faktury bez splatnosti pole zůstane prázdné.

Dostupné akce a filtry

Neúspěšné dokumenty lze tlačítkem Zpracovat znovu poslat do fronty opakovaně. Seznam lze filtrovat podle názvu souboru nebo čísla faktury, podle data a záložkami stavu (Vše, Čekající, Zpracovává se, Zpracováno, Chyba). Stavy Zamítnuto a Smazáno v tabulce uvidíte, ale nemají vlastní záložku. U každého řádku je i sloupec Zdroj: Nahrání, Mobil, E-mail, Příchozí nebo Dropbox. Stránka se sama obnovuje každých 10 sekund.

Časté dotazy

Proč se mi dokument nezpracoval? Stav Chyba ukazuje důvod – často jde o rozpor mezi vytěženou hodnotou a tiskem na dokladu (zaokrouhlení, částka k úhradě, DIČ apod.), špatnou kvalitu skenu nebo dokument, který není daňovým dokladem. Zkuste zpracování zopakovat, případně nahrajte kvalitnější sken.

Jak dokument zpracuji znovu? U dokumentu se stavem Chyba klikněte na Zpracovat znovu.

Jak dlouho zpracování trvá? ISDOC soubory se zpracují během několika sekund. Typické AI vytěžování trvá zhruba 10–12 sekund plus krátké čekání ve frontě, podle složitosti dokladu.