Správa nákladů

Stránka Přijaté doklady je hlavní místo, kde Moniary zpracovává vaše přijaté doklady – faktury, dobropisy, zálohové faktury i účtenky. Moniary z nich automaticky vytěží dodavatele, částky, data i položky pomocí AI OCR nebo přímo z XML u formátu ISDOC. Vydané faktury, které posíláte svým odběratelům, najdete samostatně na stránce Vydané faktury.

Nahrání dokladu

Klikněte na Nahrát dokumenty nebo přetáhněte soubory přímo na stránku. Podporované formáty jsou PDF, obrázky (JPEG, PNG, WEBP, HEIC, HEIF) a kancelářské dokumenty (Word, Excel, OpenDocument, RTF), najednou lze nahrát až 20 souborů do velikosti 20 MB. Po nahrání se dokument automaticky zpracuje na pozadí – průběh sledujete v panelu Průběh zpracování v pravém dolním rohu nebo na stránce Zpracování dokumentů.

Stavy dokladu

Každý doklad prochází stavy Nová → Zpracovává se → Čeká na schválení, případně Zaplaceno nebo Zamítnuto. Doklad můžete kdykoli označit jako zaplacenou nebo nezaplacenou ručně; u dokladů uhrazených už při vystavení – třeba u účtenek – se stav Zaplaceno nastaví automaticky.

Ke kontrole

Když si AI po zpracování není jistá některými hodnotami nebo doklad neprojde logickou kontrolou (např. datum splatnosti dřív než datum vystavení), doklad se přesto uloží, ale dostane žlutý štítek Ke kontrole. Na detailu dokladu pak najdete banner se seznamem polí, která je potřeba ověřit – zvýrazněná jsou přímo v editoru. Moniary navíc ověřuje IČO a DIČ dodavatele i odběratele proti veřejným registrům (ARES, VIES), takže i chyby v identifikačních údajích se odhalí. Štítek zmizí, jakmile problematické pole opravíte, nebo ho rovnou označíte tlačítkem Označit jako zkontrolováno.

Vyhledávání a filtrování

Nad seznamem přepínáte mezi záložkami Všechny, Nadcházející, Po splatnosti, Ke kontrole, Zaúčtované a Nezaúčtované. Kromě toho lze doklady filtrovat podle dodavatele, kategorie, typu dokladu, číselné řady, štítků, stavu zaúčtování (Účetnictví: Zaúčtované / Nezaúčtované) i podle měsíce vystavení, přijetí, splatnosti nebo DUZP. Filtr zaúčtování je tentýž stav jako záložky, ale dá se kombinovat s ostatními filtry. Vyhledávání je chytré – funguje i s diakritikou a prohledává jak hlavičku dokladu, tak i popisy jednotlivých položek, takže snadno najdete třeba doklad obsahující konkrétní zboží.

Pokud má workspace zapnuté účetní agendy (Nastavení → Zaúčtování dokladů), zobrazí se v postranním menu samostatné podstránky pro Pokladnu, Ostatní závazky, Přijaté faktury a Zápočet – každá se svým číslováním dokladů.

Detail dokladu

K přiloženým souborům (třeba doklad o úhradě) Moniary doplní krátký název z nadpisu dokladu; původní název z e-mailu nebo nahrání se zachová, pokud je čitelný.

V hlavičce detailu jsou vedle tlačítka Zpět šipky ‹ a › pro přechod na předchozí a další doklad; totéž udělají klávesy ← a → (při otevřeném editoru nebo v textovém poli jsou vypnuté, aby šipky pořád hýbaly kurzorem). Esc vás vrátí na seznam. Ctrl+Enter (na Macu ⌘Enter) odešle doklad do účetnictví a otevře další doklad ke zpracování. Ctrl+S (na Macu ⌘S) uloží úpravy a zůstane na tomto dokladu. Přehled zkratek otevřete klávesou Shift+?. Po odeslání dokladu do účetnictví Moniary rovnou otevře další doklad ke zpracování – tedy takový, který ještě není zaúčtovaný ani odeslaný – takže nezůstanete na dokladu, který jste právě odeslali.

Kliknutím na doklad otevřete editor, kde upravíte údaje o dodavateli a odběrateli, položky dokladu, DPH, platební údaje (variabilní, konstantní a specifický symbol, číslo účtu, IBAN/BIC) i data vystavení, splatnosti a DUZP. IČO, EU DIČ a obecné daňové číslo (např. americké EIN) se ukládají zvlášť — EIN se nikdy nezobrazuje ani neukládá jako DIČ. Interní kód dodavatele jako Vercel CZSL000D se i u americké faktury zahodí. Rychlé opravy dat nebo popisů položek lze provést přímo v náhledu kliknutím na hodnotu – uloží se okamžitě a zaznamenají se do historie dokladu.

Pokud máte napojené účetnictví (Pohoda nebo ABRA Flexi), zobrazí se navíc pole pro agendu, předkontaci, členění DPH a číselnou řadu – Moniary je při zpracování navrhne automaticky, ale vždy je můžete změnit. Členění DPH v nabídce je seskupené podle režimu DPH dokladu (skupina se vždy odvozuje z kódu, názvu a typu DPH v číselníku, neukládá se); kód, který režimu neodpovídá, Moniary před uložením nabídne sjednotit přepnutím režimu DPH – známý kód (PD, PN, …) nelze přeznačit, protože Pohoda/ABRA účtují podle kódu, ne podle štítku v Moniary. Nastavené členění DPH se do účetnictví přenese vždy tak, jak je vybráno – i u dokladu se standardním režimem DPH. Doklad ručně nastavený na Nezahrnovat do přiznání DPH (PN) tedy dorazí do Pohody jako PN a nespadne do přiznání k DPH. Neshodná kombinace (třeba tuzemské PD u režimu pořízení z EU) se při změně režimu DPH nebo členění i při exportu do Pohody/ABRA odmítne – v účetnictví je členění DPH jediný pokyn k zaúčtování. Nerozpoznaný kód z vlastního číselníku se při změně režimu DPH smaže, aby nezůstal u nového režimu. Tuzemské doklady bez DPH (neplátce nebo identifikovaná osoba jako dodavatel, osvobozené plnění) Moniary navrhuje s členěním „nezahrnovat do přiznání“ bez ohledu na částku – hranice 10 000 Kč pro kontrolní hlášení se u dokladu bez DPH neuplatní. U zahraničního dokladu bez DPH, kde není odvozen režim DPH, Moniary členění automaticky nenavrhuje – zda jde o samovyměření, je ruční rozhodnutí. Jakmile je doklad zaúčtovaný, uzamkne se pro úpravy; pro opravu ho nejdřív musíte odúčtovat tlačítkem Zrušit zaúčtování.

Samovyměření DPH (reverse charge)

Samovyměření funguje, když je vaše firma plátce DPH nebo identifikovaná osoba (nastavíte v Nastavení → Firma → daňový profil). Identifikovaná osoba samovyměřuje jen přeshraniční plnění – tuzemské přenesení daňové povinnosti (§92a) se na ni nevztahuje, protože podle §92a(1) ZDPH přechází daň jen na plátce; takovou fakturu proto Moniary automaticky neoznačí. Faktury od zahraničních dodavatelů bez DPH Moniary rozpozná a nabídne režim DPH – standardní, přenesení daňové povinnosti z EU, mimo EU nebo tuzemské (§92a). U rozpoznaného reverse charge se zobrazí panel se samovyměřenou daní přepočtenou kurzem ČNB – jde o orientační odhad pro zobrazení, závaznou částku pro přiznání k DPH počítá až účetní systém po exportu. Sazba 21 % / 12 % u režimu DPH je výchozí pro celý doklad; při rozúčtování po položkách můžete u jednotlivých řádků zvolit jinou českou sazbu (nebo nechat Podle dokladu). Smíšený košík se v odhadu zobrazí jako dvě řádky DPH a do Fakturoidu se v tomto režimu odešle jako různá vat_rate na řádcích – Pohoda a ABRA Flexi dál účtují podle členění DPH. Jste-li identifikovaná osoba, samovyměřenou daň nemáte nárok odečíst (odpočet má jen plátce) – daň skutečně odvedete v přiznání k DPH.

U tuzemského přenesení daňové povinnosti (§92a) se na detailu dokladu zobrazí kód předmětu plnění (kontrolní hlášení B.1). Moniary ho při zpracování navrhne z položek dokladu a ukládá ho pro kontrolní hlášení, ale můžete ho změnit. Bez kódu Fakturoid doklad neexportuje – záznam B.1 by byl neúplný. U Pohody a ABRA Flexi kód nese i vybrané členění DPH. U přenesení z EU nebo mimo EU (KH A.2) se kód nevyplňuje.

Vyúčtování záloh

Faktury za energie a podobné služby, které odečítají dříve zaplacené zálohy, Moniary rozpozná automaticky jako vyúčtování. Místo běžné částky k úhradě uvidíte Přeplatek – k vrácení nebo Nedoplatek – k úhradě a rekapitulaci se základem a DPH za spotřebu i zálohy. Přeplatky se nepočítají do součtů K úhradě ani mezi splatné doklady – nejde o váš dluh.

Nahrazení dokladu

Když vám dodavatel pošle opravenou verzi už nahrané faktury, použijte v menu akcí Nahradit doklad. Nový soubor se zpracuje na pozadí a zobrazí se porovnání starých a nových hodnot – změny potvrdíte tlačítkem Provést nahrazení, nebo je zahodíte. Sériové číslo dokladu se přitom nemění a původní soubor zůstává uložený jako archivní verze. Funkce je dostupná jen u nezaúčtovaných dokladů zařazených do číselné řady.

Export do účetnictví

Faktury lze exportovat do napojeného účetního systému (Pohoda, ABRA Flexi, Fakturoid) nebo stáhnout jako ISDOC. V editoru zůstanou vytištěné množství, jednotková cena i základ řádky. Při exportu se pošle stejné množství a jednotková cena dopočtená jako základ / množství, aby Pohoda / ABRA / Fakturoid, které částku přepočítávají jako množství × jednotková cena, zaúčtovaly vytištěný základ. Export běží na pozadí, průběh sledujete v panelu Odeslání do účetnictví vpravo dole – u každého dokladu vidíte stav (Ve frontě, Odesílám, Odesláno, Chyba, případně čekání na účetní systém, když je offline) a po úspěchu i číslo dokladu v účetním systému. Neúspěšný export lze jedním klikem zopakovat. Mimoevropská daňová čísla dodavatele (např. americké EIN) Moniary u dodavatele ponechá, ale do Fakturoidu / Pohody / ABRA je jako DIČ neposílá – účetní systémy přijímají jen EU DIČ s kódem státu (např. CZ12345678). Do Pohody se doklad posílá bez zaokrouhlení celkové částky i DPH (faktury, pokladní doklady i zápočty), takže Pohoda nepoužije zaokrouhlení z globálního nastavení a částky zůstanou tak, jak jsou na dokladu.

Když Pohoda už doklad z dřívějšího pokusu obsahuje a vy mezitím změníte členění DPH, Moniary ho znovu neoznačí jako odeslaný – v Pohodě by zůstalo staré členění. Opravte doklad přímo v Pohodě a fakturu s ním propojte, nebo ho v Pohodě smažte a export spusťte znovu. Stejně to funguje, když Pohoda požadované členění odmítla.

Hromadné akce

Zaškrtnutím více dokladů je můžete najednou smazat, přiřadit k číselné řadě, přidat jim štítky, exportovat do účetnictví, stáhnout ISDOC nebo původní PDF z podnabídky Export v nabídce Více (PDF zip pojmenovaný podle čísla v účetnictví, jinak podle řady nebo čísla dokladu; doklady bez PDF se přeskočí), vytisknout, zaúčtovat či zrušit zaúčtování, a hromadně změnit stav – včetně rychlého tlačítka pro označení jako zaplacené.

Časté dotazy

Jak nahraju doklad? Klikněte na Nahrát dokumenty nebo přetáhněte soubor na stránku. Podporované formáty jsou PDF, obrázky (JPEG, PNG, WEBP, HEIC, HEIF) a kancelářské dokumenty (Word, Excel, OpenDocument, RTF), najednou lze nahrát až 20 souborů po 20 MB.

Jak dlouho trvá zpracování? Obvykle jen pár sekund až desítek sekund. Aktuální stav sledujete v panelu Průběh zpracování nebo na stránce Zpracování dokumentů.

Proč je doklad označený jako Ke kontrole a co mám dělat? Znamená to, že si AI některými hodnotami nebyla jistá nebo doklad neprošel logickou kontrolou. Otevřete detail dokladu, zkontrolujte zvýrazněná pole proti originálu a opravte je, nebo je rovnou potvrďte tlačítkem Označit jako zkontrolováno.

Co je ISDOC? Český standard pro elektronickou výměnu faktur ve formátu XML. Moniary umí ISDOC soubory jak importovat, tak exportovat.