Nastavení workspace

Nastavení workspace najdete v levém menu pod položkou Nastavení. Stránku Profil (smazání účtu a právní odkazy) vidí každý přihlášený uživatel; účetní a správcovské stránky zůstávají u rolí Vlastník a Administrátor. Stránky jsou rozdělené do skupin: Účetnictví (odkaz Subjekt vede na identitu firmy a daňový profil – viz Nastavení firmy – a dále číselné řady, zaúčtování dokladů, štítky, kategorie), Propojení (integrace, e-mailové účty) a Workspace (profil, obecné, uživatelé, notifikace, vyúčtování, bezpečnost).

E-mailové účty

Na stránce E-mailové účty připojíte schránku, ze které Moniary automaticky stahuje a zpracovává přijaté doklady. Můžete připojit Gmail přes Google (tlačítko Připojit e-mail, doporučený rychlý postup) nebo libovolnou jinou schránku ručně zadáním e-mailu a hesla.

Jednu schránku lze připojit i do více workspace najednou – první připojení přijímá veškerou poštu, každé další už vyžaduje filtr adresy, tedy konkrétní adresu (např. ucetni@firma.cz), na kterou musí pošta přijít, aby skončila v daném workspace. Filtry pro danou schránku spravujete přes tlačítko Filtry adres u příslušného řádku; po uložení pošle Moniary na adresu testovací e-mail a jeho doručení potvrdí, že routing funguje.

Pokud v Google zrušíte přístup Moniary ke schránce, účet dostane štítek Vyžaduje opětovné připojení – stačí kliknout a autorizaci zopakovat. Stahuje se pak jen nová pošta; starší e-maily doplníte přes Načíst přijaté faktury.

Integrace

Stránka Integrace je katalog všech propojení, rozdělený na sekce Účetnictví, Bankovnictví, Dokumenty a ChatGPT a Claude. Kliknutím na řádek otevřete detail s návodem na připojení. Podrobný popis jednotlivých integrací najdete na stránce Integrace.

• Účetní integrace – lze mít připojenou vždy jen jednu: Fakturoid (OAuth, bez dalšího nastavení), POHODA (přes aplikaci Moniary Bridge na počítači s Pohodou; párovací kód ji spojí s mServerem) nebo ABRA Flexi (URL cloudové instance, identifikátor firmy a přístupové údaje API uživatele). U Pohody a ABRA Flexi se navíc denně automaticky synchronizují účetní číselníky (číselné řady, předkontace, střediska, činnosti, členění DPH); synchronizaci jde spustit i ručně.
• Bankovní připojení – Fio banka (token na sledování účtu), Raiffeisenbank (klientský certifikát .p12) a MONETA Money Bank (osobní API token). Všechna tři jsou pouze pro čtení – Moniary nikdy nemůže poslat platbu – a transakce se automaticky párují s fakturami podle variabilního symbolu a částky.
• Dokumenty – Dropbox: doklady nahrané do vyhrazené složky se automaticky naimportují a zpracují; Moniary má přístup jen k této složce, nikdy ke zbytku vašeho Dropboxu. Při prvním připojení se navíc zpracují i dokumenty nahrané v posledních 90 dnech.
• ChatGPT a Claude – zeptáte se na faktury, dodavatele a náklady. Adresa připojení je https://moniary.com/api/mcp. Návod je v Nastavení → Integrace a na stránce Integrace.

Účetnictví: číselné řady, štítky a kategorie

• Číselné řady definují formát číslování vydaných faktur (předpona, přípona, počáteční číslo, doplňování nulami) a lze je aktivovat nebo deaktivovat.
• Štítky slouží k volné organizaci faktur, mají barvu a stránka ukazuje, u kolika faktur je každý štítek použitý.
• Kategorie (kategorie nákladů) se používají k automatickému třídění výdajů. Zadáváte název a volitelný popis, který pomáhá AI přiřazovat doklady správně – stačí ho vyplnit v jednom jazyce, druhý se přeloží automaticky. Výchozí kategorie nelze smazat ani deaktivovat, vlastní ano. Pokud máte připojenou účetní integraci s číselníky (Pohoda nebo ABRA Flexi), přibude u kategorií sloupec Účtování, kde přes akci Účtování nastavíte pro každou agendu výchozí předkontaci, číselnou řadu, středisko a činnost – použije se jako výchozí hodnota u dodavatelů, u kterých ještě nemáte historii zaúčtování.
• Zaúčtování dokladů (jen pro vlastníky a administrátory) určuje, do které účetní agendy – Pokladna, Ostatní závazky, Přijaté faktury, Zápočet – se přijaté doklady řadí, a které z těchto agend se vůbec zobrazí v levém menu. Více viz Zpracování dokumentů.

Uživatelé a role

Na stránce Uživatelé zvete kolegy zadáním e-mailu a role. K dispozici jsou role Vlastník (plný přístup ke všem funkcím a nastavením), Administrátor (správa uživatelů a většiny nastavení workspace), Člen (přístup k datům workspace a spolupráce) a Skener (jen skenování a nahrávání dokumentů přes mobilní aplikaci). Role lze kdykoli změnit nebo uživatele z workspace odebrat.

Profil, obecné a bezpečnost

Na stránce Profil (skupina Workspace, nebo z menu u vašeho jména) vidíte e-mail k účtu, odkazy na zásady ochrany osobních údajů, obchodní podmínky a kontakt a tlačítko Smazat účet. Smazání je potřeba potvrdit opsáním e-mailu, kterým se přihlašujete. Po potvrzení máte 30 dní na rozmyšlenou — účet zatím zůstane, jen se odhlásíte. Když se znovu přihlásíte (nebo smazání výslovně zrušíte), naplánované smazání zrušíme. Až po 30 dnech smažeme účet i pracovní prostory, kde jste jediným vlastníkem — u každého z nich musíte název opsat přesně tak, jak je uložený, jinak tlačítko Smazat zůstane neaktivní. Ze sdíleného pracovního prostoru jen odejdete, tam stačí e-mail bez opisování názvu. Když v pracovním prostoru zůstanou kolegové, vlastnictví případně přebere někdo z nich. Záznamy, které nám ukládá zákon o účetnictví, můžou zůstat — detaily jsou v zásadách ochrany osobních údajů.

Na stránce Obecné (skupina Workspace) upravujete název a popis workspace. Měnu, ve které se vede účetnictví, nastavíte jednou při založení workspace a později ji přes rozhraní změnit nelze. Trvalé smazání workspace potvrdíte opsáním uloženého názvu. Po potvrzení máte 30 dní na rozmyšlenou — workspace zatím zůstane, smazání zrušíte na stejné stránce. Až po 30 dnech smažeme soubory i data workspace. Záznamy, které nám ukládá zákon o účetnictví, můžou zůstat — detaily jsou v zásadách ochrany osobních údajů. Na stránce Bezpečnost se jedním kliknutím na Odhlásit všechna zařízení odhlásíte ze všech svých aktivních relací najednou.

Na stránce Notifikace (skupina Workspace) si každý člen nastaví, zda chce dostávat upozornění v aplikaci, e-mailem, nebo oběma způsoby. Moniary upozorňuje na faktury po splatnosti a problémy s e-mailem. E-mail odešleme, když se problém objeví nebo vrátí, ne při každé změně počtu faktur po splatnosti. Jakmile někdo fakturu označí jako zaplacenou nebo znovu připojí e-mail, upozornění zmizí všem. Ve zvonku zůstává, dokud problém trvá.

Časté dotazy

Jak pozvu nového člena týmu? Jděte do Nastavení > Uživatelé, klikněte na Pozvat uživatele, zadejte e-mail, vyberte roli a odešlete pozvánku.

Můžu později změnit měnu účetnictví? Ne, nastavuje se jen jednou při založení workspace. Pokud ji opravdu potřebujete změnit, obraťte se na podporu.

Jak připojím banku? V Nastavení > Integrace najdete v sekci Bankovnictví Fio banku, Raiffeisenbank nebo MONETA Money Bank. Otevřete detail integrace a postupujte podle návodu na připojení.