Nastavení workspace

Nastavení workspace najdete v levém menu pod položkou Nastavení. Stránky jsou rozdělené do tří skupin: Účetnictví (odkaz Subjekt vede na identitu firmy a daňový profil – viz Nastavení firmy – a dále číselné řady, vydané faktury, vytěžování, zaúčtování dokladů, štítky, kategorie), Propojení (integrace, Banka, e-mailové účty) a Workspace (obecné, uživatelé, vyúčtování). Osobní profil, oznámení a zabezpečení otevřete z menu pod svým jménem. Nastavení workspace zůstává u rolí Vlastník a Administrátor.

E-mailové účty

Na stránce E-mailové účty připojíte schránku, ze které Moniary automaticky stahuje a zpracovává přijaté doklady. Můžete připojit Gmail přes Google (tlačítko Připojit e-mail, doporučený rychlý postup) nebo libovolnou jinou schránku ručně zadáním e-mailu a hesla.

Jednu schránku lze připojit i do více workspace najednou – první připojení přijímá veškerou poštu, každé další už vyžaduje filtr adresy, tedy konkrétní adresu (např. ucetni@firma.cz), na kterou musí pošta přijít, aby skončila v daném workspace. Filtry pro danou schránku spravujete přes tlačítko Filtry adres u příslušného řádku; po uložení pošle Moniary na adresu testovací e-mail a jeho doručení potvrdí, že routing funguje.

Pokud v Google zrušíte přístup Moniary ke schránce, účet dostane štítek Vyžaduje opětovné připojení – stačí kliknout a autorizaci zopakovat. Stahuje se pak jen nová pošta; starší e-maily doplníte přes Načíst přijaté faktury.

Integrace

Stránka Integrace je katalog všech propojení, rozdělený na sekce Účetnictví, Bankovnictví, Dokumenty a ChatGPT a Claude. Kliknutím na řádek otevřete detail s návodem na připojení. Podrobný popis jednotlivých integrací najdete na stránce Integrace.

• Účetní integrace – lze mít připojenou vždy jen jednu: Fakturoid (OAuth, bez dalšího nastavení; záložka Vydané faktury importuje faktury, které v Moniary ještě nejsou), POHODA (přes aplikaci Moniary Bridge na počítači s Pohodou; párovací kód ji spojí s mServerem) nebo ABRA Flexi (URL cloudové instance, identifikátor firmy a přístupové údaje API uživatele). U Pohody a ABRA Flexi se navíc denně automaticky synchronizují účetní číselníky (číselné řady, předkontace, střediska, činnosti, členění DPH); synchronizaci jde spustit i ručně.
• Bankovní připojení – Raiffeisenbank (klientský certifikát .p12) slouží pouze ke čtení účtů a transakcí. Fio banka pomocí jednoho tokenu „Sledování účtu a zadávání platebních a inkasních příkazů“ načítá transakce a zároveň umožňuje Moniary připravit z přijaté faktury tuzemský příkaz k úhradě v CZK, který podepíšete v internetovém bankovnictví Fio; jeden token patří k jednomu účtu. MONETA Money Bank token jen pro čtení načte účty; token s právy na příkazy vloží tuzemský příkaz v CZK k podpisu v MONETA. Česká spořitelna se připojuje přes OAuth (Premium API, souhlas v George); načítá transakce a umí připravit příkaz k podpisu v George nebo BUSINESS 24. Moniary peníze neodesílá ani fakturu neoznačuje jako zaplacenou. Importované transakce se automaticky párují s fakturami podle variabilního symbolu a částky.

Vydané faktury

Na stránce Vydané faktury (v Účetnictví, jen když máte vydané faktury zapnuté) nastavíte upomínky pro celý workspace: zapnete nebo vypnete automatické upomínky, v části Kdy poslat upomínku u každé vyberete, kolik dní po splatnosti odejde (od 1 do 60 dní, nejvýše 5 upomínek; výchozí 1, 7 a 14), a můžete zapnout upozornění před splatností (1, 2, 3, 5 nebo 7 dní, výchozí je vypnuto). E-maily odcházejí každý den v 8:00. Více v Vydaných fakturách.

Banka

Na stránce Banka (v Propojení, jen když má workspace bankovní účty zapnuté) nastavíte, kolik dní před splatností se nezaplacené faktury ukážou v upozornění Platby k podpisu a kdy se platba odešle z účtu. Na výběr je den splatnosti nebo 1, 3, 5, 7 či 14 dní předem. Výchozí je upozornění 3 dny před splatností a odeslání v den splatnosti. Faktury po splatnosti v upozornění zůstanou, dokud je nezaplatíte nebo neodešlete k podpisu. Upozornění se zobrazí jen když máte připojenou Fio, MONETA nebo Českou spořitelnu s právy na příkazy.

• Dokumenty – Dropbox: doklady nahrané do vyhrazené složky se automaticky naimportují a zpracují; Moniary má přístup jen k této složce, nikdy ke zbytku vašeho Dropboxu. Při prvním připojení se navíc zpracují i dokumenty nahrané v posledních 90 dnech.
• ChatGPT a Claude – ptejte se na faktury, dodavatele a náklady. K připojení slouží adresa https://moniary.com/api/mcp. Postup najdete v Nastavení → Integrace a na stránce Integrace.

Účetnictví: číselné řady, štítky a kategorie

• Číselné řady určují formát číslování. Přijaté doklady se do řady přiřazují dodatečně; vydané faktury číslo z řady dostanou automaticky při vystavení. Vydané a přijaté řady jsou oddělené. Novou řadu založíte názvem, počtem číslic, oddělovačem a volitelnou předponou — u vydaných i rokem, měsícem a pozicí čísla — ve vystavení faktury i v Nastavení, bez ztráty rozpracovaného formuláře. Náhled ukáže další číslo; příponu a počáteční číslo najdete v pokročilých volbách. Přijaté řady neukládají {YYYY} / {MM}. Vydané řady výchozí číslují jako 2026-0001 a nový rok začíná znovu od 0001. Vzor s měsícem začíná znovu i každý měsíc.
• Štítky slouží k volné organizaci faktur, mají barvu a stránka ukazuje, u kolika faktur je každý štítek použitý.
• Kategorie (kategorie nákladů) se používají k automatickému třídění výdajů. Zadáváte název a volitelný popis, který pomáhá AI přiřazovat doklady správně – stačí ho vyplnit v jednom jazyce, druhý se přeloží automaticky. Výchozí kategorie nelze smazat ani deaktivovat, vlastní ano. Pokud máte připojenou účetní integraci s číselníky (Pohoda nebo ABRA Flexi), přibude u kategorií sloupec Účtování, kde přes akci Účtování nastavíte pro každou agendu výchozí předkontaci, číselnou řadu, středisko a činnost – použije se jako výchozí hodnota u dodavatelů, u kterých ještě nemáte historii zaúčtování.
• Vytěžování (jen pro vlastníky a administrátory) ovlivňuje nově vytěžené i nahrazené doklady. Pokud zapnete Nastavit datum přijetí podle DUZP, datum přijetí se převezme z DUZP; jinak se použije den vytěžení.
• Zaúčtování dokladů (jen pro vlastníky a administrátory, a jen když workspace vede podvojné účetnictví) určuje, do které účetní agendy – Pokladna, Ostatní závazky, Přijaté faktury, Zápočet – se přijaté doklady řadí, a které z těchto agend se vůbec zobrazí v levém menu. U daňové evidence se stránka v menu neobjeví. Více viz Zpracování dokumentů.

Uživatelé a role

Na stránce Uživatelé zvete kolegy zadáním e-mailu a role. K dispozici jsou role Vlastník (plný přístup ke všem funkcím a nastavením), Administrátor (správa uživatelů a většiny nastavení workspace), Člen (přístup k datům workspace a spolupráce) a Skener (jen skenování a nahrávání dokumentů přes mobilní aplikaci). Role lze kdykoli změnit nebo uživatele z workspace odebrat.

Profil, obecné a zabezpečení

V menu pod svým jménem otevřete dialog s kartami Profil, Oznámení a Zabezpečení. V profilu upravíte jméno a jazyk aplikace, najdete e-mail k účtu a můžete účet smazat. Po potvrzení máte 30 dní na rozmyšlenou — účet zatím zůstane, jen se odhlásíte. Když se znovu přihlásíte nebo smazání výslovně zrušíte, naplánované smazání zrušíme. Až po 30 dnech smažeme účet i workspace, kde jste jediným členem. Ze sdíleného workspace jen odejdete; když v něm zůstanou kolegové, vlastnictví případně přebere někdo z nich. Záznamy, které nám ukládá zákon o účetnictví, můžou zůstat — detaily jsou v zásadách ochrany osobních údajů.

Na stránce Obecné (skupina Workspace) upravujete název a popis workspace. Měnu, ve které se vede účetnictví, nastavíte jednou při založení workspace a později ji přes rozhraní změnit nelze. Trvalé smazání workspace potvrdíte opsáním uloženého názvu. Po potvrzení máte 30 dní na rozmyšlenou — workspace zatím zůstane, smazání zrušíte na stejné stránce. Až po 30 dnech smažeme soubory i data workspace. Záznamy, které nám ukládá zákon o účetnictví, můžou zůstat — detaily jsou v zásadách ochrany osobních údajů. Na kartě Zabezpečení se odhlásíte ze všech aktivních relací najednou – nadpis sekce je Odhlásit všechna zařízení, tlačítko Odhlásit.

V mobilní aplikaci je zámek Face ID jen na daném telefonu, v Nastavení → Zabezpečení. Ve výchozím stavu je vypnutý. Po zapnutí aplikace při otevření a po delším opuštění požádá o Face ID (případně Touch ID, otisk prstu nebo kód zařízení). Přihlášení pořád probíhá přes prohlížeč; Face ID jen odemkne už přihlášenou aplikaci. Na webu tento přepínač není.

Na kartě Oznámení si každý člen nastaví, zda chce dostávat upozornění v aplikaci, e-mailem, nebo v telefonu. Moniary upozorňuje na faktury po splatnosti, faktury splatné dnes nebo zítra, platby k podpisu a problémy se schránkou. E-mail a push odešleme, když se problém objeví nebo vrátí, ne při každé změně počtu faktur. V mobilní aplikaci je stejný push přepínač v Nastavení → Oznámení jako Splatnost do zítřka. Patička s výzvou k povolení oznámení se ukáže jen když telefon oznámení ještě nepovolil; potom přepínač jde zase vypnout. Push v telefonu zůstane vypnutý, dokud aplikace nedostane oprávnění k oznámením. Klepnutí na oznámení v telefonu přepne na workspace toho upozornění a otevře příslušný seznam v aplikaci, ne web. Odhlášení z aplikace zruší push token tohoto telefonu. Jakmile někdo fakturu označí jako zaplacenou, odešle dávku k podpisu nebo znovu připojí e-mail, upozornění zmizí všem. Ve zvonku zůstává, dokud problém trvá. Kliknutím na faktury po splatnosti ve zvonku otevřete seznam přijatých dokladů za všechny roky, ne jen za aktuální rok. Kliknutím na platby k podpisu otevřete stejný seznam s oknem k odeslání dávky. Počet ve zvonku počítá jen přijaté faktury po splatnosti, ne vydané faktury ani dobropisy.

Časté dotazy

Jak pozvu nového člena týmu? Jděte do Nastavení > Uživatelé, klikněte na Pozvat uživatele, zadejte e-mail, vyberte roli a odešlete pozvánku.

Můžu později změnit měnu účetnictví? Ne, nastavuje se jen jednou při založení workspace. Pokud ji opravdu potřebujete změnit, obraťte se na podporu.

Jak připojím banku? V Nastavení > Integrace najdete v sekci Bankovnictví Fio banku, Raiffeisenbank, MONETA Money Bank nebo Českou spořitelnu. Otevřete detail integrace a postupujte podle návodu na připojení.

Můžu mobilní aplikaci zamknout Face ID? Ano — jen na tom telefonu. V aplikaci jděte do Nastavení → Zabezpečení a zapněte Face ID (nebo Touch ID / otisk prstu / kód zařízení, podle toho, co telefon umí). Ve výchozím stavu je vypnuté a na webu ho nenajdete. Přihlášení pořád probíhá přes prohlížeč; Face ID jen odemkne už přihlášenou aplikaci.