Zásady ochrany osobních údajů - Moniary

Informace o vás shromažďujeme různými způsoby při používání naší Služby:

Shromážděné informace používáme pro následující účely:

Poskytování a provoz Služby: Vytvoření a správa vašeho účtu, zpracování vašich e-mailových dat a nahraných souborů pro extrakci informací o fakturách, zobrazení organizovaných dat a poskytování dalších hlavních funkcí.

Zlepšování a optimalizace Služby: Pochopení způsobu interakce uživatelů se Službou, analýza trendů, řešení problémů a vývoj nových funkcí.

Komunikace s vámi: Odesílání komunikace související se službou (např. ověření účtu, technická upozornění, aktualizace, bezpečnostní výstrahy), odpovědi na vaše žádosti o podporu.

Zabezpečení a prevence podvodů: Monitorování podezřelých aktivit, prevence podvodů, vymáhání našich Obchodních podmínek.

Právní soulad: Dodržování platných zákonů, předpisů, právních procesů nebo vládních požadavků.

Náš právní základ pro shromažďování a používání osobních údajů závisí na daných informacích a kontextu:

Plnění smlouvy: Zpracováváme informace o vašem účtu, připojená e-mailová data a data o používání jako nezbytné pro poskytování Služby, o kterou jste požádali v rámci našich Obchodních podmínek.

Souhlas: Spoléháme se na váš souhlas s připojením vašich e-mailových účtů ke Službě a s odesíláním marketingových komunikací. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat.

Oprávněné zájmy: Zpracováváme informace pro zabezpečení, prevenci podvodů, zlepšování služeb (pomocí anonymizovaných/agregovaných dat) na základě našich oprávněných zájmů.

Právní povinnost: Můžeme zpracovávat informace k dodržování právních požadavků.

K poskytování základních funkcí Služby používáme umělou inteligenci (AI) a automatizované zpracování:

Extrakce dat z faktur: Když připojíte svůj e-mailový účet nebo nahrajete soubory faktur, náš systém AI automaticky skenuje a extrahuje strukturovaná data z faktur, včetně údajů o dodavateli, částek, termínů splatnosti, položek a informací o DPH. Tento proces je plně automatizovaný a nezahrnuje lidskou kontrolu vašich dokumentů.

Použitá logika: Naše modely AI využívají strojové učení a zpracování přirozeného jazyka k identifikaci a extrakci relevantních polí z fakturačních dokumentů. Systém rozpoznává běžné formáty a struktury faktur a mapuje data do standardizovaných polí.

Význam a důsledky: Extrahovaná data jsou vám prezentována ke kontrole na vašem dashboardu. Extrakce pomocí AI je podpůrný nástroj – neprovádí žádná právní, finanční ani závazná rozhodnutí vaším jménem. Odpovídáte za kontrolu, ověření a schválení všech extrahovaných dat před jejich použitím ve vašich účetních systémech. Přesnost extrakce se může lišit v závislosti na kvalitě a formátu dokumentu.

Žádné automatizované rozhodování s právními účinky: Naše automatizované zpracování nevytváří právní účinky ani vás obdobně významně neovlivňuje ve smyslu článku 22 GDPR. AI extrahuje a organizuje data, ale veškerá rozhodnutí ohledně použití těchto dat činíte vy.

Nevyužití dat pro učení AI: Vaše údaje nepoužíváme k trénování, dolaďování ani zlepšování AI modelů a naše smlouvy s poskytovateli AI využití vašich dat pro trénování modelů vylučují.

Vaše práva: Máte právo požádat o informace o automatizovaném zpracování vašich dat. Pokud máte obavy ohledně přesnosti dat extrahovaných AI nebo si přejete požádat o lidskou kontrolu konkrétních výsledků zpracování, kontaktujte nás pomocí údajů uvedených v sekci Kontaktní informace níže.

Neprodáváme vaše osobní údaje. Vaše informace můžeme sdílet v následujících případech:

Poskytovatelé služeb: Informace sdílíme s třetími stranami, které pro nás zajišťují služby – hosting, AI zpracování, úlohy na pozadí, rozesílání e-mailů či analytiku. Aktuální seznam najdete na stránce Dílčí zpracovatelé.

Služby, které si připojíte: Když si připojíte službu třetí strany (svého poskytovatele e-mailu, banku, účetní software nebo Dropbox), vyměňujeme si s ní data na váš pokyn. Tito poskytovatelé vystupují jako samostatní správci nebo zpracovatelé podle vlastních podmínek.

Právní požadavky: Můžeme zveřejnit vaše informace, pokud to vyžaduje zákon nebo máme dobrou víru, že zveřejnění je nezbytné.

S vaším souhlasem: Můžeme sdílet vaše informace s třetími stranami, když máme váš výslovný souhlas.

Implementujeme technická a organizační opatření navržená k ochraně vašich osobních údajů před neoprávněným přístupem, použitím, změnou nebo zničením. Tato opatření zahrnují šifrování (např. HTTPS pro data při přenosu, šifrování pro citlivá data v klidu), kontroly přístupu a pravidelná bezpečnostní hodnocení.

K provozu a zlepšování Služby používáme soubory cookie a podobné sledovací technologie:

Nezbytné soubory cookie: Tyto soubory cookie jsou nezbytné pro správné fungování Služby. Zahrnují relační soubory cookie, ověřovací prvky, bezpečnostní soubory cookie a chat zákaznické podpory (Crisp). Tyto nelze deaktivovat.

Analytické a marketingové soubory cookie: Na veřejném webu zapínáme PostHog (provozovaný v EU) a Google Tag Manager jen s vaším souhlasem, a to k měření marketingu. Po přihlášení zaznamenáváme na straně serveru, kdo Službu použil a kdy (produktová analytika PostHog, bez souboru cookie v prohlížeči a bez záznamu relace). Odmítnutí cookies na veřejném webu tohle měření nevypne. Klientské soubory cookie PostHog v aplikaci při odmítnutí nezapínáme. Záznam relace nepořizujeme. Dál používáme Vercel Analytics, službu bez souborů cookie, která sbírá jen anonymizované statistiky návštěvnosti a výkonnostní metriky a neidentifikuje vás.

Sledování chyb: Ke sběru chybových hlášení používáme Sentry (data jsou uložena v EU). Záznam relace nepořizujeme.

Právní základ: Nezbytné soubory cookie umisťujeme na základě oprávněného zájmu na tom, aby Služba fungovala. Marketingové cookies na veřejném webu (PostHog a Google Tag Manager) jen s vaším souhlasem – ten můžete dát nebo odvolat v banneru nebo v ovládacích prvcích níže. Po přihlášení zaznamenáváme na straně serveru, kdo Službu použil a kdy, na základě oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Odmítnutí cookies na veřejném webu tohle měření nevypne. Klientské soubory cookie PostHog v aplikaci při odmítnutí nezapínáme. Anonymizovaná měření bez souborů cookie (Vercel Analytics) a sledování chyb stojí na oprávněném zájmu na bezpečném a spolehlivém provozu Služby.

Správa předvoleb: Marketingové cookies na veřejném webu si můžete kdykoli nastavit: (a) v banneru, než se rozhodnete; (b) v ovládacích prvcích níže na této stránce, kde volbu kdykoli změníte nebo odvoláte; (c) v nastavení prohlížeče, kde můžete cookies blokovat nebo smazat. Odmítnutí cookies na veřejném webu nevypne serverové měření, kdo Službu použil a kdy. Klientské soubory cookie PostHog v aplikaci při odmítnutí nezapínáme. Deaktivace nezbytných cookies může Službě zabránit v běhu.

Oznámení dozorovému úřadu: V případě porušení zabezpečení osobních údajů, které pravděpodobně povede k riziku pro práva a svobody fyzických osob, oznámíme tuto skutečnost Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) bez zbytečného odkladu, nejpozději do 72 hodin poté, co se o porušení dozvíme, v souladu s článkem 33 GDPR.

Oznámení subjektům údajů: Pokud porušení zabezpečení dat pravděpodobně povede k vysokému riziku pro vaše práva a svobody, oznámíme vám porušení bez zbytečného odkladu s popisem povahy porušení, pravděpodobných důsledků a opatření, která jsme přijali nebo navrhujeme přijmout k řešení porušení.

Oznámení zpracovatele správci: Pokud Moniary vystupuje jako zpracovatel údajů, oznámíme příslušnému správci bez zbytečného odkladu poté, co se dozvíme o porušení zabezpečení osobních údajů, v souladu s naší Zpracovatelskou smlouvou.

Vaše osobní údaje uchováváme po konkrétní dobu v závislosti na typu dat a účelu zpracování:

Údaje o účtu: Informace o vašem účtu (jméno, e-mail, otisk hesla) uchováváme po dobu trvání aktivního účtu plus 30 dnů po smazání účtu pro účely obnovy.

Extrahované fakturační údaje: Fakturační údaje extrahované prostřednictvím Služby jsou uchovávány po dobu trvání aktivního účtu plus 30 dnů po smazání účtu.

Obsah e-mailů: Obsah e-mailů je zpracováván v reálném čase pro účely extrakce faktur. Plný obsah vašich e-mailů neukládáme nad rámec procesu extrakce.

Komunikace s podporou: Záznamy o žádostech o podporu a komunikaci jsou uchovávány po dobu 3 let od data poslední komunikace.

Fakturační záznamy: Kopie faktur za kredity, které jsme vám vystavili, zůstávají v našem účetnictví po dobu 10 let podle českých daňových předpisů, zejména zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Doklady ve vašem pracovním prostoru se smažou s účtem.

Po uplynutí příslušné doby uchovávání jsou osobní údaje bezpečně smazány nebo anonymizovány.

V závislosti na vaší lokaci můžete mít následující práva ohledně vašich osobních údajů:

Právo na přístup: Požádat o přístup k osobním údajům, které o vás uchováváme.

Právo na opravu: Požádat o opravu nepřesných nebo neúplných údajů.

Právo na výmaz (právo být zapomenut): Požádat o smazání vašich osobních údajů, s výhradou určitých výjimek.

Právo na omezení zpracování: Požádat o omezení způsobu zpracování vašich údajů za určitých okolností.

Právo na přenositelnost dat: Požádat o kopii vašich údajů ve strukturovaném, běžně používaném formátu.

Právo vznést námitku: Vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech nebo pro účely přímého marketingu.

Právo odvolat souhlas: Odvolat svůj souhlas kdykoli, kde se spoléháme na souhlas jako právní základ.

Jak uplatnit svá práva: Pro uplatnění kteréhokoli z těchto práv nás kontaktujte pomocí údajů uvedených v sekci "Kontaktujte nás" níže. Na vaši žádost odpovíme v souladu s platnými zákony.

Vaše informace mohou být přenášeny, ukládány a zpracovávány v zemích jiných než je vaše vlastní, včetně Spojených států, kde se mohou nacházet naše servery nebo poskytovatelé služeb. Pokud přenášíme osobní údaje z EEA, UK nebo Švýcarska do jiných zemí, spoléháme se na vhodné záruky, jako jsou standardní smluvní klauzule Evropské komise (SCC).

Služba není určena pro děti mladší 16 let. Nevědomě neshromažďujeme osobní údaje od dětí mladších 16 let. Pokud se dozvíme, že jsme shromáždili osobní údaje od dítěte bez souhlasu rodičů, podnikneme kroky k odstranění těchto údajů.

Můžeme čas od času aktualizovat tyto Zásady ochrany osobních údajů. Podstatné změny oznámíme umístěním nových Zásad ochrany osobních údajů na tuto stránku a aktualizací data "Poslední aktualizace". V případě podstatných změn vás také upozorníme e-mailem nebo prostřednictvím oznámení ve Službě.

Máte-li jakékoli otázky ohledně těchto Zásad ochrany osobních údajů nebo chcete uplatnit svá práva, kontaktujte nás na:

Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů. V České republice je příslušným úřadem: