Zpracovatelská smlouva - Moniary

Pojmy použité v této ZS mají význam definovaný v Nařízení (EU) 2016/679 ("GDPR"). "Osobní údaje" znamenají jakékoli osobní údaje zpracovávané Zpracovatelem jménem Správce v souvislosti se Službou. "Dílčí zpracovatel" znamená jakoukoli třetí stranu pověřenou Zpracovatelem zpracováním Osobních údajů jménem Správce.

Správce: Uživatel je správcem osobních údajů obsažených ve fakturačních dokumentech, obsahu e-mailů a nahraných souborech zpracovávaných prostřednictvím Služby. Uživatel určuje účely a prostředky zpracování těchto údajů tím, že se rozhodne používat Službu.

Zpracovatel: Moniary působí jako zpracovatel těchto údajů a zpracovává je výhradně jménem a podle pokynů Správce za účelem poskytování Služby.

Vlastní zpracování Zpracovatelem: Moniary působí jako samostatný správce pro údaje, které zpracovává pro vlastní účely, jako je správa účtů, fakturace a zlepšování služeb. Toto zpracování se řídí Zásadami ochrany osobních údajů.

Účel zpracování: Extrakce strukturovaných dat z účetních dokladů pomocí AI, organizace a zobrazení vytěžených dat, export dokladů do účetních systémů (přímou integrací nebo ve formátu ISDOC), vystavování faktur, párování bankovních transakcí s doklady a zodpovídání dotazů Správce k jeho finančním datům prostřednictvím AI asistentky.

Doba trvání: Zpracování pokračuje po dobu používání Služby Správcem a končí ukončením účtu Správce, s výhradou zákonem vyžadovaných dob uchovávání.

Povaha zpracování: Automatizované skenování, extrakce, strukturování, ukládání, zobrazování, předávání připojeným službám a dotazování nad daty z účetních dokladů, e-mailů a bankovních transakcí.

Typy osobních údajů: Jména a kontaktní údaje dodavatelů a odběratelů, údaje o příjemci faktury, čísla bankovních účtů a údaje o transakcích (protistrany, částky, platební reference), daňová identifikační čísla (IČO, DIČ), e-mailové adresy, metadata e-mailů (odesílatel, příjemce, datum, předmět) a obsah konverzací s AI asistentkou.

Kategorie subjektů údajů: Dodavatelé, odběratelé, obchodní partneři a zaměstnanci Správce, jejichž údaje se objevují na dokladech, v bankovních transakcích a v související e-mailové komunikaci.

Dokumentované pokyny: Zpracovatel zpracovává Osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce, a to i v případě předání do třetích zemí, pokud mu zpracování neukládá právo EU nebo členského státu. Používání Služby představuje doložené pokyny Správce pro zpracování popsané v této ZS.

Důvěrnost: Zpracovatel zajistí, aby se osoby oprávněné zpracovávat Osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala příslušná zákonná povinnost mlčenlivosti.

Bezpečnostní opatření: Zpracovatel přijme vhodná technická a organizační opatření k zajištění úrovně zabezpečení odpovídající riziku, včetně šifrování dat při přenosu (HTTPS/TLS) i v klidu, řízení přístupu a autentizačních mechanismů, pravidelných bezpečnostních hodnocení a postupů zálohování a obnovy po havárii.

Dílčí zpracovatelé: Zpracovatel nezapojí dalšího zpracovatele bez předchozího obecného písemného souhlasu Správce. Správce tímto uděluje obecný souhlas se zapojením dílčích zpracovatelů uvedených na stránce Dílčí zpracovatelé. Zpracovatel informuje Správce o zamýšlených změnách týkajících se přidání nebo nahrazení dílčích zpracovatelů nejméně 14 dnů předem a umožní Správci vznést námitku. Aktuální seznam dílčích zpracovatelů je k dispozici na našich webových stránkách na stránce Dílčí zpracovatelé.

Pomoc s právy subjektů údajů: Zpracovatel je Správci nápomocen prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, při plnění povinnosti Správce reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů podle kapitoly III GDPR.

Oznámení porušení: Zpracovatel oznámí Správci bez zbytečného odkladu poté, co se dozví o porušení zabezpečení osobních údajů. Oznámení popíše povahu porušení, kategorie a přibližný počet dotčených subjektů údajů a záznamů, pravděpodobné důsledky a opatření přijatá nebo navrhovaná k řešení porušení.

Pomoc s DPIA a předchozí konzultací: Zpracovatel je Správci nápomocen při zajištění souladu s povinnostmi podle článků 32 až 36 GDPR, s přihlédnutím k povaze zpracování a informacím, které má Zpracovatel k dispozici.

Výmaz nebo vrácení dat: Po ukončení Služby Zpracovatel podle volby Správce vymaže nebo vrátí Správci veškeré Osobní údaje a vymaže existující kopie, pokud právo EU nebo členského státu nevyžaduje uložení Osobních údajů. Správce může svá data exportovat prostřednictvím funkce exportu Služby před ukončením účtu.

Audit a inspekce: Zpracovatel zpřístupní Správci veškeré informace potřebné k doložení souladu s povinnostmi stanovenými v článku 28 GDPR a umožní a přispěje k auditům, včetně inspekcí, prováděným Správcem nebo jiným auditorem pověřeným Správcem. Zpracovatel neprodleně informuje Správce, pokud je podle jeho názoru pokyn v rozporu s GDPR nebo jinými předpisy EU nebo členského státu o ochraně údajů.

Pokud zpracování Osobních údajů zahrnuje přenosy do zemí mimo EHP, které nemají rozhodnutí o přiměřenosti Evropské komise, Zpracovatel zajistí, aby existovala vhodná ochranná opatření, jako jsou standardní smluvní doložky (SCC) přijaté Evropskou komisí. Podrobnosti o aktuálních mechanismech přenosu jsou uvedeny v seznamu dílčích zpracovatelů.

Odpovědnost každé strany podle této ZS podléhá omezením odpovědnosti stanoveným v Obchodních podmínkách. Nic v této ZS neomezuje odpovědnost žádné strany za porušení GDPR v rozsahu, v jakém takové omezení není povoleno platnými právními předpisy.

Tato ZS nabývá účinnosti přijetím Obchodních podmínek Správcem a zůstává v platnosti po dobu, po kterou Zpracovatel zpracovává Osobní údaje jménem Správce. Po ukončení Služby se ustanovení této ZS, která svou povahou mají přetrvat ukončení, nadále uplatňují.

V případě jakýchkoli dotazů ohledně této ZS nebo pro uplatnění vašich práv jako Správce nás kontaktujte na: