Vydané faktury

Na stránce Vydané faktury vystavujete a spravujete faktury, které posíláte svým zákazníkům – jde tedy o protějšek stránky Přijaté doklady, kde najdete faktury přijaté od dodavatelů. Než začnete fakturovat, je potřeba mít vyplněný firemní profil workspace v Nastavení firmy.

Než vystavíte první fakturu

Jednorázově nastavte v tomto pořadí:

1. Údaje o firmě (Nastavení → Subjekt): název, adresa, IČO a u plátců DPH i DIČ. Bez nich fakturu nevystavíte. Když něco chybí, formulář faktury vám řekne co.
2. Bankovní účet (Nastavení → Banka): účet, na který vám odběratel zaplatí. Uvede se na faktuře i v QR platbě.
3. Číselná řada (Nastavení → Číselné řady): nepovinné. Když žádnou nemáte, Moniary při prvním vystavení založí výchozí řadu {YYYY}-0001.
4. První faktura: Vydané faktury → Vystavit fakturu.

Vydané faktury v mobilní aplikaci

Vystavit fakturu v mobilu zatím nejde, prohlédnout si ji ale můžete. Na záložce Faktury klepněte v záhlaví na tlačítko vydaných faktur. U každé faktury uvidíte číslo, odběratele, částku, splatnost, stav úhrady a doručení e-mailu. V detailu najdete položky a PDF a fakturu můžete označit jako uhrazenou či neuhrazenou nebo poslat upomínku (odběratel musí mít vyplněný e-mail).

Vystavení faktury

1. Na stránce Vydané faktury klikněte na Vystavit fakturu.
2. Obrazovka je samotná faktura: vaše firma, odběratel, data, položky a částka K úhradě, která se počítá při psaní. Vyberte odběratele, napište položku a cenu, nebo klikněte na Nadiktovat a řekněte je. Rozepsanou fakturu jde diktováním i opravit, třeba „změň cenu na 2 000“ nebo „přidej dopravu za 300“, ostatní zůstane beze změny. Když řeknete „s DPH“ nebo „bez DPH“, cena se zapíše přesně tak a faktura se přepne na ceny s DPH nebo bez. Sazbu nastavíte slovy „dvanáct procent“ nebo „snížená sazba“. Nadiktovat jde i všechno ostatní: typ dokladu, splatnost („splatnost 30 dní“), měnu, jazyk, způsob platby, variabilní symbol, číslo objednávky nebo smlouvy, slevy, poznámky, patičku, připomínky a štítky. Změněná pole se krátce zvýrazní, změny v panelu Další údaje vypíše oznámení. Během nahrávání vidíte graf hlasu a čas, nahrávání ukončíte tlačítkem Hotovo. Mikrofon změníte v nabídce dole v okně, volba se pamatuje. Režim Automaticky nepoužije iPhone, který si Mac sám nastavil jako mikrofon. Data vystavení, DUZP a splatnosti změníte kliknutím na ně. Splatnost jde zvolit i jako dnes, týden, 10 dní, 14 dní nebo měsíc. Typ dokladu a měnu změníte kliknutím na ně v hlavičce faktury. Sazbu DPH vyberete u položky, Enter na poslední položce přidá další. Když něco chybí, aplikace napíše co a přesune vás na to místo. Když odběratel nemá e-mail, faktura vás tím neruší. Adresu zadáte až při odeslání. V části Platba vidíte variabilní symbol a QR platbu, které budou na PDF. Variabilní symbol se vyplní z čísla faktury a mění se s ním, dokud nezadáte vlastní. Kliknutím na něj otevřete Další údaje rovnou v poli pro variabilní symbol. Rozepsaná faktura se ukládá v prohlížeči a po návratu ji můžete obnovit. Jazyk, splatnost a způsob platby se doplní z poslední faktury pro odběratele. Na telefonu se akce zalomí pod název a každá položka se skládá pod sebe, takže se dá upravit bez vodorovného posunu.
3. Méně častá nastavení jsou v panelu Další údaje vpravo nahoře: typ dokladu, číselná řada, DUZP (jen pro plátce DPH), jazyk, ceny s DPH, režim DPH, sleva na doklad, platba, objednávka a smlouva, štítky, interní poznámka, patička PDF a připomínky. Slevu na položku nebo odebrání položky najdete pod třemi tečkami u řádku. Sleva musí být mezi 0 a 100 %. Na telefonu jsou obě tlačítka vidět u položky.
4. Vystavit a poslat vytvoří doklad a pošle e-mail s PDF, které má QR platbu a vložené ISDOC. Vystavit doklad jen uloží. Když se e-mail nepodaří odeslat, faktura zůstane vystavená a aplikace vás vyzve k novému odeslání. ISDOC v PDF je stejné jako u Exportovat ISDOC.
5. Číslo se vezme z číselné řady pro daný typ. Pokud pro daný typ ještě žádná aktivní řada není, Moniary při prvním vystavení založí výchozí {YYYY}-0001 s názvem podle typu (např. „Vydané faktury“, „Zálohové faktury“, „Vydané dobropisy“). Deaktivovanou výchozí řadu nenahradí – aktivujte ji nebo založte jinou.

Zálohová faktura a nabídka do přiznání k DPH nevstupují. Z detailu z nich vystavíte daňový doklad.

Číslo faktury a řadu po vystavení nejde změnit. Smazat lze jen poslední vydanou fakturu v řadě — její číslo se při dalším vystavení znovu použije. Jde to i u faktury, kterou už odběratel dostal. Smaže se ale jen z vaší evidence, odběrateli zůstane. Pokud je ve faktuře chyba, vystavte raději opravný doklad; tlačítko na něj je přímo v dialogu mazání.

Vydaná faktura nemá koncept, po uložení je hned Vystavená. Úhrada je samostatný štítek (Nezaplaceno / Po splatnosti / Částečně / Zaplaceno).

Odeslání a úhrada

Vystavit a poslat pošle odběrateli PDF hned. Poslat e-mailem na detailu nebo v menu řádku nejdřív otevře okno: Komu (předvyplněný e-mail odběratele, více adres oddělte čárkou), volitelně Kopie a Skrytá kopie (Přidat kopii), předmět a zprávu (předvyplněné v jazyce faktury, jde je upravit). PDF se přiloží vždy. Poslat upomínku otevře stejné okno s textem upomínky. V PDF je vložené ISDOC a QR platba, když je k dispozici účet. Plátci DPH mají na PDF náležitosti daňového dokladu: cenu za jednotku bez DPH, sazbu u každé položky a rekapitulaci DPH podle sazeb (základ, DPH, celkem). U faktury v cizí měně je základ a DPH uvedený i v Kč podle kurzu ČNB ke dni DUZP. Neplátci mají jednodušší PDF bez rozpisu DPH. Konstantní a specifický symbol se vytisknou, když jsou vyplněné. Dokud faktura neodejde e-mailem, PDF se vytváří z aktuálních údajů při zobrazení, stažení i exportu, takže úpravy se v něm projeví hned. První odeslaná kopie se pak stane PDF faktury: zobrazení, export i připomínky používají stejný dokument a každé odeslání je v historii faktury (Odeslán e-mail, s adresátem). Faktury importované z Fakturoidu si nechávají původní PDF.

U každého e-mailu sledujeme doručení. Nad fakturou na detailu ukazuje tlačítko E-mail stav a datum posledního e-mailu: Odesláno, Doručeno, Otevřeno, Doručení se zdržuje, Nedoručeno, Označeno jako spam nebo Odeslání selhalo. Po kliknutí uvidíte všechny odeslané e-maily (datum, druh, adresáti, důvod nedoručení). Když poslední e-mail nedošel, nad fakturou se objeví upozornění s adresou a srozumitelným důvodem (adresa neexistuje, schránka je plná, e-mail označen jako spam…) a tlačítkem Poslat znovu, které otevře okno pro odeslání. Když je chyba v samotné adrese (neexistuje nebo je zablokovaná), tlačítko se jmenuje Opravit e-mail: okno se otevře s označenou adresou a po její změně ji volba Uložit adresu odběrateli (tady zapnutá) uloží k odběrateli, takže další faktury a upomínky půjdou na novou adresu. Při běžném odeslání se po změně adresy ukáže stejná volba, ale vypnutá, aby jednorázový adresát nepřepsal adresu odběratele. Ve zvonečku navíc přijde oznámení Nedoručené faktury, které otevře fakturu a samo zmizí, jakmile další e-mail k faktuře dojde. Stejně jako ostatní oznámení může chodit i e-mailem nebo do telefonu (profil → Oznámení). V seznamu faktur je sloupec E-mail s posledním stavem („–“, když nic neodešlo). Otevřeno se zobrazí jen tehdy, když otevření nahlásí poskytovatel e-mailu. Příchozí platba z banky se spáruje, když sedí variabilní symbol a částka (tolerance 1 Kč).

Připomínky jdou po splatnosti, pokud faktura není uhrazená, výchozí je 1., 7. a 14. den. V Nastavení → Vydané faktury (vlastník a správce) je přepínačem Posílat upomínky automaticky zapnete nebo vypnete pro celý workspace. V části Kdy poslat upomínku u každé upomínky vyberete, kolik dní po splatnosti odejde (od 1 do 60 dní, Přidat další upomínku až do 5). Volba Upozornit před splatností pošle odběrateli jeden e-mail 1, 2, 3, 5 nebo 7 dní před splatností (výchozí je vypnuto, nikdy ne v den vystavení). E-maily odcházejí každý den v 8:00. Jednotlivou fakturu vyřadíte jejím vlastním přepínačem připomínek. Když další upomínka neodejde, protože odběratel nemá e-mail, napíše to karta upomínek na faktuře s odkazem Doplnit e-mail, který otevře okno s jediným polem a adresu uloží k odběrateli. Jinde aplikace chybějící e-mail nehlásí. Při odeslání upomínek k více fakturám se faktury, ke kterým upomínka odejít nemůže, přeskočí a aplikace řekne kolik. Chodí jen k fakturám a vyúčtovacím fakturám s částkou k úhradě, ne k opravným dokladům, zálohovým fakturám ani daňovým dokladům k platbě. Když se připomínku nepodaří odeslat, nezapočítá se a zkusí se znovu další den. Odpovědi odběratele na tyto e-maily jdou na e-mail z kontaktních údajů vaší firmy.

Opakování a navazující doklady

Opakovat z detailu nastaví měsíční, čtvrtletní nebo roční vystavování stejných položek a pošle je e-mailem. Ze zálohové faktury nebo nabídky vystavíte fakturu, z daňového dokladu k platbě vyúčtovací fakturu.

Správa opakovaných faktur

Všechny opakované faktury najdete v Nastavení → Vydané faktury v části Opakované faktury. U každé uvidíte odběratele, jak často se opakuje, datum dalšího vystavení, kolik faktur už vzniklo a stav (aktivní, pozastavená, ukončená). Přepínačem v řádku opakování pozastavíte nebo znovu zapnete. Upravit změní interval, datum dalšího vystavení a případně i posledního (platí pro faktury vystavené od této chvíle). Smazat další vystavování zastaví, už vystavené faktury zůstanou. Když opakování obnovíte, zmeškaná data se přeskočí. Faktury se vystavují a posílají odběrateli e-mailem automaticky, jednou denně ráno. Na detailu poslední faktury z řady uvidíte štítek „Opakuje se každý měsíc · další …“, který vede na správu opakovaných faktur.

Dostupné akce

• Poslat e-mailem – otevře okno pro odeslání: adresáti, kopie, předmět, zpráva a kopie pro vás. Faktura se nekopíruje do jiného workspace.

• Vystavit navazující doklad – ze zálohové, nabídky nebo daňového dokladu k platbě.

• Opakovat – další vystavení ve zvoleném intervalu.

• Odeslat do Fakturoidu – když je Fakturoid připojený. Opakované odeslání nevytvoří duplikát a odeslaná faktura se zamkne jako zaúčtovaná. Nabídku odeslat nejde (Fakturoid ji nezná). Opravný doklad jde odeslat až po původní faktuře; samostatný opravný doklad odeslat nejde. Slevy se pošlou jako zlevněné ceny položek, takže součty ve Fakturoidu sedí s Moniary.

• Zaplaceno / Nezaplaceno. Tlačítko Platby nad fakturou ukazuje, kolik zbývá zaplatit, a po kliknutí otevře seznam plateb s Přidat platbu a odebráním platby.

• Vystavit opravný doklad – z menu na detailu faktury. Položky se přenesou se zápornou cenou včetně slev, režimu DPH (přenesená daňová povinnost, osvobození, OSS), zadávání cen a jazyka, takže opravný doklad přesně vrací částky faktury. Ke každé faktuře jde jeden navázaný opravný doklad. Jeho DUZP je den, kdy nastal důvod opravy (výchozí je dnešek, v dialogu jde změnit, ne však před DUZP faktury); odběrateli ho doručte do 15 dnů od tohoto dne. Opravný doklad v cizí měně se přepočítá kurzem k DUZP původní faktury, stejně jako v Pohodě nebo Fakturoidu, a tento kurz se použije v PDF, přiznání k DPH i kontrolním hlášení. Opravný doklad se započte s fakturou: když faktura ještě není zaplacená, sníží se o něj částka k úhradě a opravný doklad je vyrovnaný (v historii jako Započteno s opravným dokladem), takže platba odběratele ve snížené výši se k faktuře spáruje sama. Když už faktura zaplacená je, opravný doklad zůstane otevřený jako vratka; odchozí platba se k němu spáruje podle variabilního symbolu původní faktury (opravný doklad ho přebírá) nebo podle částky. Označení faktury jako nezaplacené dobropis dál odečítá, smazání opravného dokladu vrátí plnou částku k úhradě. Samostatný opravný doklad jde vystavit i z formuláře.

  Neplátce DPH (i identifikovaná osoba) vystaví opravný doklad bez DPH: v PDF je nadpis Opravný doklad místo „Opravný daňový doklad“, položky jsou bez DPH a doklad nemá DUZP opravy ani lhůtu 15 dnů, protože ty platí jen pro plátce (§ 42–45 zákona o DPH). Jde o účetní doklad s odkazem na původní fakturu a důvodem opravy, započte se stejně a do přiznání ani kontrolního hlášení nevstupuje. K faktuře s DPH z doby, kdy jste byli plátci, ho jako neplátce vystavit nejde.

• Poslat upomínku – otevře okno pro odeslání s textem upomínky u neuhrazené faktury nebo vyúčtovací faktury po splatnosti.

• Duplikovat – otevře novou fakturu předvyplněnou odběratelem, položkami, měnou, poznámkami, štítky a nastavením DPH. Data se posunou na dnešek se stejnou splatností, číslo a variabilní symbol budou nové. Nic se nevystaví, dokud nekliknete na Vystavit. Opravný doklad duplikovat nejde.

• Zobrazit soubor, Exportovat ISDOC, Zobrazit historii.

• Upravit – detail ukazuje fakturu stejně jako obrazovka pro vystavení. Upravit ji odemkne a Uložit přepočítá částky, DPH i QR platbu stejně jako při vystavení. Číslo a typ dokladu se nemění. Když už faktura odešla e-mailem odběrateli (nebo je importovaná z Fakturoidu s PDF), je zaúčtovaná nebo jde o opravný doklad, samotný doklad se nemění. Tužka pak zmizí a interní údaje (štítky, interní poznámku a připomínky) otevřete tlačítkem Poznámka a štítky nad fakturou. Okno řekne, co jde udělat: vystavit opravný doklad, smazat doklad, pokud je v řadě poslední, nebo opravu probrat s účetní. Obě akce najdete v menu na detailu faktury. Při prohlížení zamčeného dokladu se žádné upozornění nezobrazuje.

Pod pravým tlačítkem myši, pod třemi tečkami u řádku a v menu na detailu faktury najdete všechny hromadné akce pro jednu fakturu, včetně exportu do CSV, a k tomu akce pro jednotlivou fakturu (odeslání, upomínka, Fakturoid, opravný doklad, navazující doklad, opakování, duplikace, historie). Odeslání i upomínka fungují i bez e-mailu odběratele: okno se na adresu zeptá a uloží ji k odběrateli.

V horní liště detailu je celková částka faktury, ikony pro úpravu (jen dokud jde doklad měnit), stažení PDF a menu se třemi tečkami a jedno hlavní tlačítko pro další krok: Poslat e-mailem, dokud faktura neodešla a odběratel má e-mail, Poslat upomínku, když odešla a je po splatnosti, jinak Zaplaceno. Uhrazená a odeslaná faktura hlavní tlačítko nemá. Ostatní akce včetně duplikace najdete v menu.

Hromadné akce

Zaškrtněte řádky (nebo celou stránku v záhlaví, výběr vydrží i při stránkování) a dole se objeví lišta s akcemi. Tlačítka jsou jen pro akce, které faktury posouvají dál, a jen když se na výběr hodí: Export (PDF v zipu vytvořená z aktuálních údajů, ISDOC, CSV s číslem, odběratelem, IČO, DIČ, daty, měnou, základem, DPH, celkem, datem úhrady a stavem) a Zaplaceno. Pod třemi tečkami najdete Nezaplaceno, Kopírovat čísla dokladů (každé na řádek) a Štítky. Červená ikona Smazat se ukáže jen tehdy, když jde některou vybranou fakturu smazat (poslední faktura v řadě). Výběr zrušíte klávesou Esc. U akcí pod třemi tečkami vidíte, na kolik vybraných faktur se vztahují. Odeslání e-mailem, upomínku a odeslání do Fakturoidu děláte u jednotlivých faktur, z menu řádku nebo z detailu.

Pokud máte připojený Fakturoid, v Nastavení → Integrace → Fakturoid je záložka Vydané faktury. Importovat vydané faktury stáhne faktury, které v Moniary ještě nejsou. Import převezme i výchozí číselný formát z Fakturoidu, takže další faktura vystavená v Moniary naváže na číslování z Fakturoidu. Číselnou řadu, kterou jste si nastavili sami, import nemění.

Filtrování a sloupce

Záložky Vše, Nezaplacené, Po splatnosti a Zaplacené ukazují počty faktur. Seznam lze dál filtrovat podle roku, textového hledání a štítků. Filtry, záložka i řazení zůstávají v URL. Řadit jde podle čísla, odběratele, data vystavení, DUZP, splatnosti, dnů do splatnosti a částky. Sloupce skryjete nebo přeřadíte v nabídce sloupců. V patičce je počet faktur a jejich součet ve výchozí měně. Detail otevřete kliknutím na číslo faktury. Řádky po splatnosti jsou zvýrazněné.

Časté dotazy

Jak odešlu fakturu odběrateli? Při vystavení použijte Vystavit a poslat. U existující faktury Poslat e-mailem.

Můžu si upravit vzhled PDF faktury? PDF se generuje automaticky na základě vašeho firemního profilu a údajů faktury.

Co když ještě nemám vyplněný profil firmy? Bez firemního profilu vystavování faktur nefunguje – doplňte ho nejdřív v Nastavení firmy.

Vydané faktury ve zdaňovacím období vstupují do přiznání k DPH, kontrolního hlášení a souhrnného hlášení. Nabídky a zálohové faktury do přiznání nevstupují.